De gegevens die u ons via het formulier op de website bezorgt, gebruiken we om te antwoorden op uw vraag en om met u een bezichtiging of de aankoop van een auto te regelen. We verkopen ze aan niemand.
Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens
De website VOLTEO wordt beheerd door DIADEM TRADING s.r.o., de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens, IČO (Tsjechisch ondernemingsnummer) 25320114, gevestigd te Příčná 692, 763 21 Slavičín, Tsjechië, ingeschreven in het handelsregister dat wordt bijgehouden door de regionale rechtbank (Krajský soud) in Brno, afdeling C, nummer 25366.
Met alle vragen over uw gegevens kunt u contact met ons opnemen via e-mail op info@volteo.cz of telefonisch op +420 603 226 911.
Welke gegevens we over u hebben
Naam, telefoonnummer en e-mailadres, als u die invult, en de tekst van uw bericht. Daarnaast het adres van de pagina waarvandaan u schreef, zodat we weten op welke auto de vraag betrekking heeft, en waar u de website vandaan bent gekomen, bijvoorbeeld via een zoekmachine of een advertentie. We noteren ook wanneer u het formulier hebt verzonden en uw toestemming hebt bevestigd.
Waarom we ze verwerken
Om u te kunnen antwoorden, een aanbod voor te bereiden en een afspraak te maken. Zonder aangevinkte toestemming wordt het formulier niet verzonden en wordt de aanvraag helemaal niet opgeslagen.
Op welke grondslag we gegevens verwerken
Persoonsgegevens verwerken we alleen wanneer we daarvoor een grondslag hebben die de wet erkent:
- Aanvraag, vraag over een auto en reservering van een afspraak: we hebben de gegevens nodig om op uw verzoek over de aankoop van een auto te kunnen onderhandelen of een afspraak te maken (artikel 6, lid 1, onder b), AVG, dat wil zeggen maatregelen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst).
- Bezoekmeting en marketingcookies: alleen met uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, dit heeft geen invloed op de verwerking vóór de intrekking.
- Wanneer we een aankoop afsluiten: de koopovereenkomst, de factuur en de bijbehorende documenten moeten we bewaren volgens de boekhoud- en belastingvoorschriften (artikel 6, lid 1, onder c), AVG, dat wil zeggen om te voldoen aan een wettelijke verplichting).
- Bescherming van de website en de formulieren tegen misbruik, bijvoorbeeld beperking van het massaal verzenden van formulieren door robots: gerechtvaardigd belang bij een veilige werking van de website (artikel 6, lid 1, onder f), AVG).
Een afspraak reserveren
Wanneer u via de website een bezichtiging van een auto, een proefrit of een adviesgesprek reserveert, hebben we uw naam en telefoonnummer nodig, het e-mailadres is optioneel. Bij de reservering noteren we het soort afspraak, de dag en het uur, de betreffende auto en uw opmerking, als u er een toevoegt.
De gegevens gebruiken we alleen om de tijd voor u vrij te houden, de auto voor te bereiden en u te laten weten als er iets verandert. Als u uw e-mailadres invult, kunnen we u daar een bevestiging en eventuele wijzigingen naartoe sturen. De reservering is alleen zichtbaar voor de mensen bij ons die de afspraken afhandelen en komt ook binnen in de mailbox voor aanvragen. Een reservering behandelen we als een aanvraag, dus daarvoor geldt dezelfde bewaartermijn als hieronder.
Nieuws en aanbiedingen per e-mail
Nieuws en aanbiedingen over auto's sturen we u alleen per e-mail als u daarmee instemt. U geeft uw toestemming door het vakje voor nieuws aan te vinken in het formulier op de website. Het vakje is niet verplicht, aanvraag, vraag en reservering worden ook zonder dat vakje verzonden. Eerder kon toestemming ook worden gegeven door u aan te melden voor de nieuwsbrief, wat pas van kracht werd na een klik op de link in de bevestigingsmail.
Samen met de toestemming slaan we uw e-mailadres, naam en telefoonnummer op, als u die invult, en de datum en het tijdstip waarop u de toestemming hebt gegeven. We gebruiken de gegevens alleen om nieuws en aanbiedingen over auto's te sturen. We verwerken ze op basis van uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG) en bewaren ze totdat u de toestemming intrekt. Toestemming die in het formulier is gegeven, wordt samen met de aanvraag opgeslagen en dus uiterlijk tot het verwijderen ervan bewaard, volgens de sectie Hoe lang we gegevens bewaren.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, u hoeft alleen maar te schrijven naar info@volteo.cz. Voor de nieuwsbrief kan dat ook via de link onderaan elke e-mail. Na de intrekking sturen we u geen nieuws en aanbiedingen meer. De intrekking heeft geen invloed op de verwerking die eraan voorafging.
Beveiliging van de website en technische logbestanden
Om te voorkomen dat robots ons met formulieren overspoelen, noteren we bij het verzenden van een formulier kortstondig het IP-adres waarvandaan het kwam en het tijdstip. Dat gegeven verwijderen we na een dag. Bij de aanmelding voor de nieuwsbrief bewaren we in plaats van het IP-adres alleen een onomkeerbaar versleutelde controlewaarde ervan, waaruit het adres niet meer kan worden afgeleid. De logbestanden met fouten op de website bevatten uw naam of contactgegevens niet en we verwijderen ze na drie maanden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige werking van de website.
Hoe lang we gegevens bewaren
Aanvragen en reserveringen bewaren we zolang het contact duurt en daarna nog een jaar, zodat we weten waarover we het hadden als u opnieuw contact opneemt. Een jaar na de laatste wijziging van de aanvraag of na de dag van de afspraak verwijderen we ze samen met de notities en het logboek van de e-mails die we u in die zaak hebben gestuurd. Komen we niet tot een overeenkomst en wilt u niet dat we de gegevens zo lang bewaren, dan volstaat het ons te schrijven.
Als u de auto koopt, bewaren we de koopovereenkomst, de facturen en de bijbehorende documenten zolang de boekhoud- en belastingvoorschriften dat vereisen, maximaal tien jaar.
Een verwijderde aanvraag of afspraak komt eerst in de prullenbak terecht, waaruit ze kan worden teruggehaald als het een vergissing was. Na 30 dagen wordt ze definitief uit de prullenbak verwijderd.
Wie toegang heeft tot de gegevens
Alleen de mensen bij ons die aanvragen en afspraken afhandelen. De gegevens in onze beheeromgeving zijn met een wachtwoord beveiligd en de verbinding met de website is versleuteld. Technisch worden ze voor ons bewaard door de aanbieder van de hosting waarop de website draait en door de aanbieder van de mailbox waarin de aanvragen binnenkomen. Zij verwerken de gegevens alleen volgens onze instructies en gebruiken ze zelf niet. Aan overheden geven we ze alleen door wanneer de wet ons dat oplegt.
Bezoekmeting
Om te weten wat bezoekers op de website helpt en wat hen in verwarring brengt, gebruiken we de tool Google Tag Manager en via die tool de meettools van Google (bijvoorbeeld Google Analytics). We zien daarin welke pagina's en auto's bezoekers bekijken, waar ze de website vandaan kwamen (via een zoekopdracht, een link of een advertentie), welk apparaat en welke browser ze gebruiken en of ze een formulier hebben verzonden. De inhoud van het formulier, uw naam en uw contactgegevens worden niet naar de meting gestuurd.
De meting loopt alleen met uw toestemming. U geeft uw toestemming in de cookiebanner afzonderlijk voor analyse en voor marketing. Zolang u een categorie niet toestaat, mogen de tools erin geen cookies in uw browser opslaan. Als u “Alles weigeren” kiest, werkt de website precies hetzelfde. We onthouden uw keuze 6 maanden, daarna vraagt de banner het opnieuw.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of wijzigen via de link Cookie-instellingen onderaan de website: de banner verschijnt opnieuw en u hoeft alleen de categorieën uit te schakelen of “Alles weigeren” te kiezen. De gegevens uit de meting worden verwerkt door Google, dat ze ook buiten de Europese Unie kan verwerken. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid en in het privacybeleid van Google.
Advertenties op Facebook en Instagram
Om te weten of onze advertenties op Facebook en Instagram zinvol zijn, gebruiken we de Meta Pixel van Meta Platforms Ireland Limited. We zien daarin hoeveel mensen vanuit een advertentie op de website zijn gekomen, welke pagina's ze hebben bekeken en of ze een aanvraag hebben verzonden. De advertentie kunnen we vervolgens tonen aan mensen die de website al hebben bezocht. De inhoud van het formulier, uw naam en uw contactgegevens worden niet naar Meta gestuurd.
De Meta Pixel loopt alleen met uw toestemming uit de cookiebanner en de toestemming kunt u op elk moment intrekken, net als bij de meting hierboven. Voor het verzamelen van gegevens op onze website en het doorgeven ervan aan Meta zijn we samen met Meta verantwoordelijk, de verdere verwerking bepaalt Meta zelf en daarbij kunnen gegevens ook naar de VS worden doorgegeven. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Meta.
Wat u verder moet weten
U geeft ons de gegevens vrijwillig. Zonder naam en contactgegevens kunnen we u echter niet antwoorden of een afspraak reserveren. We nemen over niemand geautomatiseerde beslissingen en maken geen profielen die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen zouden hebben. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, de wet verplicht ons daar niet toe. Met alle vragen kunt u zich rechtstreeks tot ons wenden.
Welke rechten u hebt
U kunt ons vragen welke gegevens we over u hebben, ze laten corrigeren of wissen, vragen om beperking van de verwerking, om overdracht van de gegevens in een gangbaar formaat of bezwaar maken tegen de verwerking. Een toestemming die u hebt gegeven, kunt u op elk moment intrekken. Schrijf naar het hierboven vermelde contact-e-mailadres en we reageren binnen één werkdag.
Waar u een klacht kunt indienen
Als u van mening bent dat we uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. We stellen het wel op prijs als u eerst contact met ons opneemt, de meeste zaken lossen we rechtstreeks sneller op.